Obbligo di convocazione annuale per l’approvazione del bilancio

Il  Codice Civile stabilisce che l’assemblea delle associazioni deve essere convocata dagli amministratori almeno una volta all’anno per l’approvazione del bilancio. Si tratta di un adempimento obbligatorio, finalizzato a garantire la trasparenza e il coinvolgimento degli associati nella gestione economico-finanziaria dell’ente. La convocazione annuale dell’assemblea per l’approvazione del rendiconto è inoltre una condizione necessaria per poter fruire delle agevolazioni fiscali previste per le ASD. È quindi fondamentale che gli amministratori rispettino questa scadenza, provvedendo a convocare l’assemblea entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale (per le ASD con esercizio coincidente con l’anno solare, il termine è il 30 aprile).

Convocazione su richiesta motivata di almeno un decimo dei soci

Oltre alla convocazione annuale obbligatoria, il  Codice Civile prevede che l’assemblea debba essere convocata anche quando ne ravvisa la necessità o quando ne fa richiesta motivata almeno un decimo degli associati. In quest’ultimo caso, se gli amministratori non vi provvedono entro 20 giorni dalla richiesta, la convocazione può essere ordinata dal presidente del tribunale su ricorso di uno o più soci.

Modalità di convocazione previste dallo statuto

La convocazione dell’assemblea deve farsi nelle forme stabilite dallo statuto e, se questo non dispone, mediante avviso personale che deve contenere l’ordine del giorno degli argomenti da trattare. Lo statuto dell’associazione deve quindi prevedere in modo chiaro e dettagliato le modalità di convocazione dell’assemblea, indicando i mezzi da utilizzare (lettera, fax, e-mail, PEC, pubblicazione sul sito web, ecc.), i termini di preavviso e le informazioni da includere nell’avviso di convocazione (data, ora, luogo, ordine del giorno, eventuale seconda convocazione).

In mancanza di specifiche disposizioni statutarie, la convocazione va effettuata mediante avviso personale inviato a ciascun socio. Oggi si ritiene pacificamente ammissibile anche la convocazione tramite e-mail o altri mezzi telematici, purché sia garantita la prova dell’avvenuta ricezione da parte dei destinatari.

Contenuto dell’avviso di convocazione

L’avviso di convocazione dell’assemblea deve contenere tutte le informazioni necessarie per consentire ai soci di parteciparvi in modo consapevole ed informato. In particolare, l’avviso deve indicare:

• La data, l’ora e il luogo di svolgimento dell’assemblea, con l’eventuale previsione di una seconda convocazione in caso di mancato raggiungimento del quorum costitutivo nella prima.
• L’ordine del giorno, ovvero l’elenco dettagliato degli argomenti che saranno trattati e delle decisioni da prendere. L’assemblea non può deliberare su materie che non siano state preventivamente incluse nell’ordine del giorno.
• Le modalità di partecipazione e di voto, con particolare riferimento alla possibilità di farsi rappresentare mediante delega scritta.
• L’eventuale documentazione allegata (bilancio, relazioni, proposte di modifica dello statuto, ecc.) o le modalità per prenderne visione prima dell’assemblea.

Termini di preavviso
Lo statuto dell’associazione deve stabilire il termine minimo di preavviso per la convocazione dell’assemblea, che di regola non può essere inferiore a 8 giorni. Tale termine decorre dalla data di invio dell’avviso di convocazione e serve a garantire a tutti i soci la possibilità di organizzarsi per partecipare alla riunione. In mancanza di una previsione statutaria, si ritiene congruo un preavviso di almeno 15 giorni, salvo i casi di particolare urgenza che dovranno essere adeguatamente motivati.

Svolgimento dell’assemblea e verbalizzazione
L’assemblea è presieduta dal presidente dell’associazione o, in sua assenza, dal vicepresidente o da un socio appositamente nominato dall’assemblea stessa. Durante la riunione viene discusso l’ordine del giorno e vengono messe ai voti le relative delibere, con le maggioranze previste dallo statuto o, in mancanza, dalla legge (maggioranza dei presenti per l’assemblea ordinaria, maggioranza di almeno 3/4 degli associati per l’assemblea straordinaria).

Di ogni assemblea deve essere redatto un verbale, che riporti sinteticamente la discussione, le votazioni e le decisioni prese. Il verbale va trascritto nel libro delle assemblee e firmato dal presidente e dal segretario.