Ogni ASD deve essere costituita tramite un atto pubblico o una scrittura privata autenticata. È inoltre essenziale che lo statuto dell’associazione sia conforme alla normativa vigente e contenga alcuni principi fondamentali, tra cui:

• La chiara definizione delle finalità sportive dilettantistiche;
• La democraticità della struttura organizzativa;
• L’assenza di fini di lucro;
• L’obbligo di reinvestire eventuali avanzi di gestione esclusivamente nelle attività istituzionali.

Per poter operare in conformità con la legge, un’ASD deve affiliarsi a una Federazione Sportiva Nazionale, a una Disciplina Sportiva Associata o a un Ente di Promozione Sportiva riconosciuto dal CONI.

Ogni ASD deve essere iscritta al Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche, fornendo le informazioni richieste e aggiornandole periodicamente.

La trasparenza amministrativa è un elemento chiave. Ogni associazione deve garantire una gestione chiara e documentata, che comprenda:
o    Il libro soci;
o    I verbali delle assemblee;
o    I verbali del consiglio direttivo.

L’ASD deve dimostrare di svolgere effettivamente attività sportiva dilettantistica, attraverso l’organizzazione di eventi, gare e allenamenti in linea con le normative delle federazioni di riferimento

È fondamentale che l’ASD operi con criteri di trasparenza e democraticità, organizzando assemblee regolari e assicurando la partecipazione attiva degli associati nelle decisioni più importanti.

Deve essere redatto e approvato ogni anno, garantendo che tutti i dettagli siano chiari e comprensibili;
Deve essere reso accessibile a tutti gli associati per assicurare la massima trasparenza nella gestione delle risorse finanziarie.

Deve avvenire con comunicazione tempestiva e chiara;
Le decisioni prese devono essere documentate nei verbali, e rese accessibili agli associati.

Tutti gli associati maggiorenni devono poter votare su statuto, regolamenti e questioni importanti come l’approvazione dello statuto e la nomina degli organi direttivi;
Per i minorenni, il diritto di voto può essere esercitato da chi ne detiene la patria potestà.

Gli organi devono essere eletti democraticamente;

I mandati devono avere una durata definita e prevedere possibilità di rielezione, garantendo la partecipazione di tutti i membri.
La durata degli incarichi deve essere limitata nel tempo per evitare il consolidamento del potere nelle mani di pochi individui.

Le assemblee devono essere regolari;
Tutti gli associati devono essere coinvolti nelle decisioni e le assemblee convocate regolarmente per consentire agli associati di esprimersi sulle decisioni più importanti.
Deve essere garantita un’inclusività effettiva, affinché tutti gli associati possano contribuire attivamente alla gestione dell’ASD.

Il direttivo è l’organo che gestisce l’ASD e deve essere composto da almeno tre membri:
•    Presidente;
•    Vicepresidente;
•    Consigliere.

L’elezione del direttivo avviene esclusivamente in assemblea. Il consiglio direttivo non può nominare autonomamente nuovi membri, a meno che lo statuto non preveda la possibilità di integrare il direttivo con il primo dei non eletti in caso di dimissioni di un membro.

L’assemblea per la modifica del direttivo deve essere convocata secondo le modalità previste dallo statuto, con comunicazione chiara agli associati e ordine del giorno specifico.

Durante l’assemblea, si raccolgono le candidature per i ruoli vacanti e si procede alla votazione secondo le regole stabilite dallo statuto;
I nuovi membri vengono eletti a maggioranza semplice o secondo quanto previsto dallo statuto.

L’elezione del nuovo direttivo deve essere documentata in un verbale d’assemblea, indicando chiaramente i nomi degli eletti e le cariche assegnate;

La formula, al netto delle indicazioni sui candidati ed i voti ricevuti, è la seguente:

“Pertanto, il direttivo eletto risulta così composto:

elenco degli eletti con rispettiva carica.”

Il verbale deve essere conservato e, se richiesto, trasmesso agli enti di riferimento.

Se l’ASD è affiliata a una Federazione Sportiva, deve comunicare le modifiche del direttivo secondo le procedure richieste dall’ente.

Per la FCI questo comporta le seguenti procedure:

• Caricamento del verbale di assemblea riportante le cariche sociale nell’apposito spazio documenti societari alla voce “verbale modifica direttivo”;
• Nel caso di modifica del rappresentante legale certificato di Codice fiscale riportante il nominativo del nuovo presidente;
• Richiesta al proprio Comitato Regionale di cancellazione o modifica  delle cariche dei membri non più parte del consiglio;
• Richiesta di tesseramento dei nuovi membri.

In caso di modifica del direttivo, la Federazione aggiorna tempestivamente i dati nel Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche.

• Caricamento del verbale di assemblea riportante le cariche sociale nell’apposito spazio documenti societari alla voce “verbale modifica direttivo”;
• Nel caso di modifica del rappresentante legale certificato di Codice fiscale riportante il nominativo del nuovo presidente;
• Richiesta al proprio Comitato Regionale di cancellazione o modifica  delle cariche dei membri non più parte del consiglio;
• Richiesta di tesseramento dei nuovi membri.

Il numero minimo di membri del direttivo è tre, ma tutte le Federazioni richiedono il tesseramento di un numero minimo di soci. Nel caso della FCI occorre inserire almeno cinque soci  per procedere con l’affiliazione.
Quindi, non tutti i cinque tesserati devono necessariamente essere membri del direttivo: due di loro possono essere soci semplici;

Il verbale di assemblea deve indicare solo i membri effettivamente eletti nel consiglio direttivo, evitando di confondere i ruoli. Pertanto, nel verbale non vanno indicati nell’elenco del direttivo gli eventuali semplici soci che verranno tesserati.

Ogni ASD deve tenere almeno un’assemblea ordinaria all’anno per l’approvazione del bilancio;
•    L’assemblea elettiva per il rinnovo del direttivo deve avvenire alla scadenza del mandato, generalmente ogni quattro anni o secondo quanto previsto dallo statuto;
•    Se un’ASD non ha effettuato le elezioni nei tempi previsti, deve provvedere immediatamente a organizzarle e redigere il relativo verbale, anche in caso di riconferma degli attuali membri.

Invitiamo pertanto tutte le società che non hanno svolto assemblea elettiva allo scadere del mandato del direttivo o che non svolgono assemblea elettiva da anni a provvedere al più presto.