Assemblee in video fino al 31 dicembre 2021

Società e associazioni sportive dilettantistiche potranno ancora svolgere, in alternativa alle ordinarie modalità “in presenza” (qualora vengano rispettati i protocolli anti-contagio da Covid-19), le assemblee in videoconferenza.

Tale facoltà, prevista già dall’art. 106 del D.L. 18/2020 per le riunioni assembleari di società di capitali, cooperative, associazioni e fondazioni, è stata prorogata da parte dell’art. 6 del D.L. 105/2021 per tutte le assemblee di soci e associati da tenersi fino al 31 dicembre 2021.

Pertanto, dalla lettura coordinata delle norme sopra menzionate emerge il seguente quadro:

• in deroga alle disposizioni di legge e del proprio statuto, l’assemblea per l’approvazione del bilancio o rendiconto annuale al 31.12.2020 doveva essere convocata entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio annuale (es. in caso di anno solare 01/01 – 31/12/2020 l’assemblea si sarebbe dovuta convocare entro il 29.6.2021);
• in deroga alle disposizioni di legge e del proprio statuto, l’avviso di convocazione dell’assemblea dei soci o associati potrà prevedere l’espressione del voto in formato elettronico o per corrispondenza, nonché l’intervento in assemblea con modalità telematiche (es. videoconferenza);
• in deroga alle disposizioni di legge e del proprio statuto potrà essere previsto lo svolgimento dell’assemblea dei soci o associati, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione (es. videoconferenza) che siano tuttavia in grado di garantire l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e possibilità di intervento, nonché l’esercizio del diritto di voto, senza necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente e il segretario della riunione. Tuttavia, su tale ultimo punto si consiglia comunque la presenza in loco congiunta di entrambe le figure menzionate;
• in deroga alle disposizioni di legge e del proprio statuto, è consentita limitatamente a società a responsabilità limitata e associazioni sportive dilettantistiche l’espressione del voto di soci e associati mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

Videoconferenza e verbalizzazioni

Il Consiglio Notarile di Milano (massima n. 187/2021) ha inoltre avuto modo di precisare che “Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica”.

Concludendo, si sottolinea come in caso di assemblea totalmente svolta in forma di videoconferenza il relativo verbale potrà ben essere redatto e sottoscritto da presidente e segretario della riunione in un momento successivo, mentre la presenza (e la relativa verbalizzazione) dovrà essere contestuale in caso di svolgimento della seduta in modo misto (sia in presenza che in video).

In qualsiasi caso non risulta ad oggi vietata la convocazione delle assemblee e riunioni in presenza, pur avendo cura di assumere tutte le tutele del caso atte a evitare la diffusione del virus Covid-19.

Dott. Enrico Savio – Referente fiscale F.C.I.