Trattamento dei dati personali

Le responsabilità dei Presidenti di Società nell’acquisizione del consenso al tesseramento ad al trattamento dei dati personali

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I regolamenti della Federazione Ciclistica Italiana prevedono che il tesseramento possa essere richiesto esclusivamente per tramite di una società affiliata.

Quindi è la società sportiva, al quale l’atleta si rivolge, a chiedere il tesseramento di questo alla Federazione Ciclistica Italiana.

La richiesta di tesseramento comporta per la società obblighi nei confronti dell’atleta e della FCI.

Il rappresentante legale infatti deve, prima di procedere alla richiesta, fornire al tesserato copia dell’informativa sul trattamento dei dati personali o comunque dare indicazione di dove poterla reperire autonomamente. 

Tale informativa è scaricabile dalla società dal sistema informatico nei link presenti nella pagina dedicata alla documentazione GDPR  ed è pubblicata sul sito federale all’interno della sezione dedicata al tesseramento.

Le informative si distinguono in :

  • Informativa tesserati atleti - per le categorie di tesseramento degli atleti
  • Informativa tesserati non atleti - per tutte le altre categorie di tesseramento

Successivamente deve acquisire dall’atleta il consenso al tesseramento ed il consenso al trattamento dei dati personali tramite le firme da apporre sui moduli di richiesta tesseramento e consenso al trattamento.

In questi moduli, il tesserato, oltre ad accettare espressamente la normativa della FCI, opera anche le scelte inerenti il trattamento dei dati personali.

Scelte che il rappresentante legale ha, poi, l’obbligo di riportare fedelmente all’atto di richiesta tessera tramite procedura informatica.

All’atto della richiesta, la procedura informatica chiederà all’operatore della società di confermare che i dati inseriti sono conformi alla volontà ed alle scelte del tesserato, solo dopo tale conferma potrà essere completato l’iter di richiesta tesseramento.

Il modulo con le firme deve essere sia conservato a cura della società che digitalizzato e caricato on line nella scheda anagrafica del tesserato in modo che sia sempre visualizzabile in caso di richiesta di controllo. (vai alle istruzioni sulla procedura)

Tale informativa è scaricabile dal sistema informatico KSport alla voce di menu "GDPR" ed è pubblicata sul sito federale nella sezione sezione dedicata al tesseramento.

L’obbligo per il presidente della società di acquisire la firma del tesserato e di conservare la documentazione è espressamente previsto sia nella procedura di richiesta di affiliazione delle società che in ogni modulo di richiesta di tesseramento.

“Il Presidente della Società dichiara inoltre, sotto la propria responsabilità, che tutte le richieste di tesseramento inoltrate in via informatica alla Federazione Ciclistica Italiana sono corredate dalla necessaria documentazione cartacea debitamente firmata dall’atleta richiedente anche nella parte relativa al consenso per il trattamento dei dati personali e che tale documentazione è conservata presso la sede sociale.”

Cosa deve fare la società per effettuare una corretta procedura di tesseramento.

1. Acquisire i dati anagrafici del richiedente fornendo preventivamente l'informative per il trattamento dei dati o indicando il modo per reperirla.

2. Compilare la scheda anagrafica e stampare il modello di richiesta tessera prodotto dalla procedura informatica.

3. Presentare il modello al tesserato.

4. Acquisire la firma del tesserato sulla richiesta tessera e sul consenso al trattamento dei dati. Riguardo il trattamento dei dati il tesserato dovrà necessariamente acconsentire per la parte necessaria alle finalità di tesseramento (altrimenti non potremo procedere alla richiesta di tessera) mentre avrà la possibilità di scegliere di dare o non dare il consenso per il trattamento dei dati a fini commerciali (parte facoltativa).

5. Riportare esattamente la volontà del tesserato nel modulo di richiesta informatico.

6. Digitalizzare il modulo e caricarlo on line nell'anagrafica del tesserato

Solo successivamente sarà possibile effettuare la richiesta di tesseramento.

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