Ricordiamo che la gestione informatica delle gare riguarda sia le società organizzatrici che possono svolgere le pratiche di approvazione on-line ed utilizzare lo strumento informatico per gestire le iscrizioni ed i risultati di gara, sia tutti gli altri utenti che possono conoscere con largo anticipo i calendari nazionali e regionali, verificare in tempo reale eventuali variazioni e iscrivere gli atleti attraverso il sistema informatico.

Ad inizio Stagione o secondo le modalità dettate dalla Struttura competente, i Comitati Regionali e le strutture nazionali dei vari settori inseriranno nel sistema tutte le gare in calendario previste per la stagione in corso. Queste sono le informazioni essenziali per la classificazione della gara (data, denominazione, attività, territorialità, classe ecc.).
Questi dati, nel momento stesso in cui vengono inseriti, sono a disposizione delle società per la consultazione e degli organizzatori per il completamento delle informazioni necessarie all’approvazione nella scheda a loro riservata,

Già nella stagione appena conclusa, grazie al lavoro svolto da Comitati e Società, sul sito federale all'indirizzo:
http://www.federciclismo.it/gare2009/index.asp
è stato possibile consultare il calendario con i programmi di gara e gli ordini di arrivo delle gare.

Ogni società, entrando nel sistema informatico attraverso cui già sono gestite affiliazioni e tesseramenti, troverà due nuove voci di menù: Gare e Gare organizzate.

Dal menù Gare si accede ad un ambiente nel quale sarà possibile visualizzate tutte le gare inserite nei calendari, filtrare i dati in base alle proprie esigenze di ricerca (es.: solo gare regionali o solo gare su strada o, ancora, solo quelle fuoristrada), aprire la scheda di ogni gara per visualizzare le informazioni fornite prima dai Comitati e, successivamente, dalle società organizzatrici (orari, indirizzo iscrizioni, percorso ecc.).

In tal modo, grazie alla grande varietà di opzioni, ciascuno potrà costruirsi il calendario personalizzato in base alle proprie esigenze.

Le società organizzatrici, attraverso la voce di menù Gare organizzate, possono accedere alle schede che riguardano le gare a loro assegnate. Su queste schede possono agire liberamente, salvo la parte di competenza del Comitato, per inserire le informazioni sulla manifestazione e per fare modifiche fino al momento dell’approvazione della gara.

Questi dati saranno immediatamente visibili a tutti gli utenti, che potranno così essere informati in tempo reale.

Diamo ora un’occhiata a come si presenta la scheda delle gare.

Intanto, va precisato che non si tratta di un semplice modulo da riempire o da consultare, ma di un vero e proprio ambiente interattivo. Secondo il tipo di accesso, infatti:

a) le società organizzatrici possono inserire le informazioni, accedere all’archivio tesserati per scaricare i dati corretti sugli atleti iscritti, scaricare gli iscritti inviati on line dalle società, inserire le classifiche di gara.

b) gli utenti possono leggere e stampare le informazioni, selezionare gli atleti da iscrivere e stampare il modulo di iscrizione, consultare l’ordine di arrivo.

Ma apriamo la scheda di una gara in calendario per vedere in sintesi quale sono le informazioni proposte.

La prima cosa che si nota è la divisione in sezioni: La sezione iniziale, con la denominazione e la data, e le sezioni indicate come classificazione e registrazione sono di competenza dei Comitati o delle strutture nazionali.

In questa parte troviamo la stagione, la data e la denominazione della gara, la regione dove si svolge, la regione di competenza, la località, il codice e l’ID della gara. L’ID è un numero che identifica la gara in maniera univoca e che verrà assegnato automaticamente una sola volta a ciascuna gara.

Nella sezione delle classificazioni è specificato il settore al quale la manifestazione appartiene (strada, pista ecc.), se è di livello regionale, nazionale o internazionale, la sua tipologia, a quale calendario appartiene, se è di un giorno, di un giorno a più prove (più partenze ed arrivi nella stessa giornata), di più giorni (a tappe).

Nella sezione delle registrazioni troviamo la data di inserimento, la data di approvazione e quella di ratifica finale.

Terminate queste sezioni (di competenza dei CCRR), troviamo subito le informazioni per le iscrizioni e (facendo click su "altri dati") le informazioni sul responsabile tecnico, medico ecc.

E tutto il resto? Tutto il resto va inserito in una seconda pagina, che verrà aperta attraverso le voci del menù in cima allo schermo.

Facendo click sulla voce di menù prove, la società organizzatrice potrà accedere ad una pagina nella quale potrà creare una o più schede per l’inserimento dei dati attraverso la funzione crea nuova prova. Ogni prova creata è una nuova scheda dati che si riferisce, a seconda del tipo di manifestazione, alle informazioni sugli orari, su percorsi, ecc.

Facciamo un esempio pratico: la nostra è una gara su strada che si svolge in una sola giornata ed ha una sola partenza. Il Comitato avrà gia scelto l’opzione "Gara a prova singola" nella sezione classificazioni. Scegliamo nel menù in alto "prove" e, successivamente, premiamo il bottone "crea nuova prova". Apriamo così la scheda dove inseriamo i dati sulla partenza, verifica licenza, percorso ecc. Salviamo il tutto, stampiamo il modulo della gara e inviamolo al C.R. per l’approvazione.

Ma, nel caso che la nostra fosse una gara dove partecipano più categorie (es. fuoristrada), con partenze ad orari diversi, con verifica licenza e punzonatura e addirittura percorso diversi, come possiamo dare queste informazioni?

Poiché si tratta di "gara di una giornata in più prove" possiamo in tal caso aprire altre schede attraverso "crea nuova prova" ed inserire le informazioni per ogni partenza. Si salva, si stampa ed il gioco è fatto. Gli utenti che leggeranno le informazioni sulla vostra gara sapranno nel dettaglio tutto quello che volete comunicare ed in tempo reale.

Ovviamente, nel caso di una gara con più tappe o giornate di gara, ogni prova conterrà le informazioni sulla tappa prevista.

Sembra complicato? Tutte le novità richiedono un periodo di apprendistato e di rodaggio, ma siamo sicuri che i benefici supereranno di gran lunga la piccola fatica in più richiesta alle società organizzatrici.

Vediamo in breve le altre funzioni, ricordando che il dettaglio delle funzionalità sarà scaricabile dal sito federale.

CLASSIFICHE: attraverso questa funzione potrà essere inserita la classifica della gara e per ogni prova (partenza o tappa) potrà essere creata più di una classifica, in modo da poter gestire eventuali classifiche separate tra categorie che hanno corso insieme. Nel momento in cui vengono inserite le classifiche saranno assegnati automaticamente dal sistema i punti di valorizzazione agli atleti (se previsti per la gara) e, nel caso di gara top class fuoristrada, anche i punteggi top class.

CODA ISCRIZIONI: Per le società che vogliono iscrivere i loro atleti attraverso questa opzione, potranno selezionarli ed stamparne i nomi sul modulo di iscrizione da inviare per fax o e-mail e, al tempo stesso, potranno inviarli on-line direttamente alla società organizzatrice, che attraverso la stessa funzione di coda iscrizioni potrà trasferirli nell’elenco iscritti.

ISCRITTI: E’ l’opzione che permette alla società organizzatrice di creare un elenco iscritti, sia scaricando gli iscritti che le società hanno inviato on line, sia utilizzando la banca dati dei tesserati per inserire gli iscritti in elenco con la certezza che i dati del tesserato siano corretti.

Dall’elenco iscritti si potrà successivamente ricavare l’elenco dei partenti e, cosa ancora più importante, questi elenchi potranno essere scaricati in formato excell in modo da trattarli in maniera informatica con qualunque software a seconda delle esigenze di gestione della gara.

Anche se il software prevede altre funzioni, ci fermiamo qui per motivi di spazio e per non confondere le idee con troppe informazioni, rimandando al dettaglio reperibile sul sito federale.